线下活动流程之自主化体系

2016-04-15
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        本文主要聊一下看似轻松的线下活动该怎么准备(以参会或协办方的执行为例)。我就直入主题了。
        1. 一切从合同出发
        一定不要想当然或者以经验去判断会议怎么做,一切都来源于合同,合同,说清楚了所有东西,我们的权益,对方的义务,特别是遇到那种没时间搭理你的对接人或者意见纠纷,拿合同说事儿就对了。这里要提出的是,签合同的时候最好自身就关注一下内容,一般市场做的好的同学也是半个小法务,能看出合同中的漏洞。
        2. 展台选择
        大家不清楚,合同签了,钱交了,第一步到底该怎么着手,其实很简单,把有可能做迟了会出现问题的事情先着手办了。展台你不先选,好的地方就会被别人选完,所以这个事情优先于其他所有事。那么选在入口、出口还是茶歇处呢?选在拐角还是走廊呢?其实很简单,选在签到处旁边即可,那里绝对是,人流量最大的地方。
        3. 物资准备
        物资说白了主要就是各种文字图片资料提供给主办方,自备背景板、门架、宣传单、礼品、展位布置(台花、名片盒、二维码等等)。每一项听起来都很简单,但是细节也决定了你做的好不好。最麻烦的就是图片资料,有些人觉得每一次参会带一种宣传单即可,我可以先在公司印个一两万张备用,每次从库里提,有的公司可以这样,如果不怕传单烂在仓库里的话。而对于多个业务的乙方公司,就会议主题不同、参会客户性质不同、服务项目不同,我们在传单展现的内容往往是多方面的,而具体有哪些方面,建议专业的市场部线下同事做一个备案,直接提前把这几种宣传内容制作出来以做备用,因为有的会只要改变细节,比如跨境电商和旅游行业的会,大的改变只要把以往客户的LOGO分别填上这两个行业内部的即可。
         4. 进度跟进
        这块打比方来说,1月1日你签了一个3月1日的会,时间上怎么安排,一般的主办方也是有流程的,大部分会议主办方最多提前1个月着手布置会场内容(当然具体时间得你亲自问对接人),那么从1月份到2月1日,你要了解会议合同,交钱,每周至少安排一次问问对接人会议安排情况,是否有变动(这里也是体现一种自主意识,碰上不专业的对接人扔锅的情况会很多)。那么2月1日这天最主要的事情就是上面提到的定位置,要拿到详细的场地图,明确的告诉他,这个XXX(例:F28)位置有没有人定,那么没人我定下来了,让他确定以及肯定,位置是你的了,雷打不动。2月2日就可以开始不紧不慢的准备物资,物资最要紧的就是素材,所以可以从素材开始,新手不懂的情况下可以问问参会的销售人员,他们见识广,也知道类似主题下的会议有什么重点,而这些重点你需要把他们抽象的文字转化成创意体现到宣传中,被客户肉眼识别,对,我找的就是你。到2月15日又是个节点,你得基本上把会议该准备的准备完了,这个时候,最好3天联系一下对接人,亲切的打个招呼问候,顺便把正事儿办了,还是那些问题,有没有大的改动,展位位置你不会给别人了吧?资料会不会有入袋这一说。讲真的,有时候碰到极不靠谱的对接人,疏忽确实是他做错了,而吃亏的挨骂的,是你。所以,会议成不成功,还是得靠自觉和坚持不懈的打扰。
        总结一下,这不算攻略,只是参会,往往觉得又简单,又复杂,还紧张。所以前期准备工作做的踏实到位,点找对了,往往事半功倍。